Podaci o prijavama i odjavama turista spadaju među ključne podatke koji služe za ostvarenje ciljeva turističkih zajednica.
Prema aktualnom Zakonu o turističkim zajednicama (NN 152/2008), definirani su zajednički ciljevi turističkih zajednica koji se ostvaruju na svakoj razini TZ. Prva razina je TZ općine i grada (ili područja), druga TZ Županije i treća, HTZ.
Ključna skupina podataka za ostvarenje ciljeva TZ
Jedna od ključnih skupina podataka koji su podloga za ostvarenje tih ciljeva su podaci o prijavama i odjavama turista. Stoga su u zakonu navedene i specifične zadaće i aktivnosti TZ općine, grada i mjesta po tom pitanju.
• praćenje turističkog prometa te prijave i odjave turista
• vođenje jedinstvenog popisa turista za područje općine ili grada, poglavito radi kontrole naplate boravišne pristojbe i stručne obrade podataka
• dnevno prikupljanje, tjedna i mjesečna obrada podataka o turističkom prometu na području općine ili grada
• provjera i prikupljanje podataka o prijavi i odjavi boravka turista u cilju suradnje s nadležnim inspekcijskim tijelima u nadzoru nad obračunom, naplatom i uplatom boravišne pristojbe, te prijavom i odjavom turista
• ustrojavanje jedinstvenoga turističkoga informacijskog sustava, sustava prijave i odjave turista i statističke obrade
Osim toga, TZ općine i grada je, prema zakonu o boravišnoj pristojbi, dužna naplatiteljima boravišne pristojbe omogućiti uplatu boravišne pristojbe direktno u uredu TZ-a te omogućiti prijavu turista u uredu TZ.
TZ Županije Istarske je od Istra informatičkog inženjeringa iz Pule, već 1995. godine naručila projekt i provela informatizaciju tih aktivnosti. Ciljevi navedenog su povećanje efikasnosti rada TZ, dugoročno smanjenje troškova obavljanja svih tih aktivnosti te efikasna kontrola obaveze i uplate boravišne pristojbe i članarina kao glavnih izvora prihoda sustava TZ.
Do 1998. godine je već 50-tak turističkih zajednica u državi koristilo softver Istra informatičkog inženjeringa, a danas ga koristi preko 130 ureda. To je 35% svih TZ u državi, a na čijem području se ostvaruje preko 65% ukupnih dolazaka i noćenja u državi.
Softver je omogućio TZ-u da unaprijed zna koliko koji obveznik prijave mora uplatiti boravišne pristojbe i koliko je od toga uplatio. Na taj način, omogućena je efikasnija kontrolu i naplata boravišne pristojbe, a time i povećanje prihoda TZ-a.
S jedne strane se dobivaju podaci o prijavi turista od svakog obveznika prijave (elektronskim ili ručnim unosom). A s druge strane (FINA) se dobivaju podaci o uplati boravišne pristojbe istog tog obveznika.
Osim toga, detaljni podaci o strukturi oslobođenja ili umanjenja plaćanja boravišne pristojbe, omogućili su bolji uvid i kontrolu i na tom području. Detaljni statistički podaci o gostima i njihovim boravcima, omogućuju izradu kvalitetnih planova promocije destinacije kao i analizu njihove uspješnosti.
Već 1995. godine, omogućena je dostava podataka o prijavi turista u TZ elektronskim putem (tada preko disketa, a kasnije i preko Interneta). Međutim, tu mogućnost su dugo vremena koristile samo pravne osobe (hoteli, kampovi, agencije,…), ali ne i domaćinstva (privatni iznajmljivači).
Problemi tradicionalnog načina prijave gostiju
Brojni obveznici prijave gostiju (poglavito privatni iznajmljivači kojih u HR danas ima 55.000) su prijavu gostiju vršili direktno u uredu TZ. Također, osoblje je u TZ tokom sezone moralo u računalo dnevno unijeti stotine (manje TZ), a neke i tisuće prijava (velike TZ), što je uzrokovalo slijedeće probleme:
• značajno se trošilo radno vrijeme stalnih zaposlenika TZ
• često je to zahtijevalo dodatno zapošljavanje stalnih ili sezonskih radnika
• iznajmljivači su stvarali gužvu u uredima TZ i otežavali pružanje informacija i usluga gostima te obavljanje drugih zadaća TZ
Osim toga, i sami iznajmljivači, pogotovo oni udaljeniji od ureda TZ, su trošili značajno vrijeme i novac kako bi prijavili goste.
Porastom korištenja Interneta među iznajmljivačima, Istra informatički inženjering je 2007. godine razvio Internet Web servis (Cloud, SaaS) za prijavu gostiju u TZ putem Web-a.
Preko tog servisa je izvršeno početnih 60.000 prijava u 2008. godini od strane 1.400 iznajmljivača u 10 turističkih zajednica.
U 2011. godini je izvršeno 330.000 prijava od 6.120 iznajmljivača iz 30 TZ (preko 11% svih iznajmljivača u HR).
Korištenje navedenog sustava je značajno smanjilo troškove 30 turističkih zajednica te drastično smanjilo gužve iznajmljivača u svojim uredima.
U 2012. je sustav www.PrijavaTurista.com zakupilo 47 ureda TZ (50% više nego u 2011. godini).
Slijedom navedenog, očekuje se da će krajem ove godine prijavu turista preko Web-a koristiti preko 30% svih iznajmljivača u HR preko kojega će se izvršiti oko milijun prijava.
Davor Brenko, dipl. ing.
“Ugostiteljstvo i turizam, 06 / 2012”