Informacijski sustav (IS) i njegovu važnost za poduzeće možemo usporediti sa živčanim sustavom i njegovom važnošću za žive organizme. Što su organizam (poduzeće) i okolina u kojem djeluje složeniji, potreban je i složeniji živčani (informacijski) sustav da bi uspješno preživljavao u prirodi (tržištu).
Kada se danas govori o IS-u, podrazumijeva se da je baziran na modernim računalnim i komunikacijskim tehnologijama odnosno da je informatiziran, pa je informatizacija najčešće sinonim za izgradnju informacijskog sustava (iako je to samo jedan od preduvjeta).
Izgradnja kvalitetnog informacijskog sustava
Za izgradnju i funkcioniranje kvalitetnog informacijskog sustava bitno je uskladiti nekoliko osnovnih elemenata:
- hardversku i komunikacijsku opremu (računala, mreže i razna druga elektronska oprema)
- softver (računalni programi)
- organizaciju (pravila i procedure rada i organizacije)
- kadrove (ljudi osposobljeni za korištenje i održavanje IS-a)
Mala hotelsko ugostiteljska poduzeća u pravilu imaju (trebaju) jednostavan IS dok složena poduzeća i lanci hotela u pravilu imaju (trebaju) složeniji IS.
Svrha informacijskog sustava
Osnovna svrha svakog informacijskog sustava je dostaviti pravu informaciju u pravo vrijeme na pravo mjesto uz prihvatljive troškove.
Neke informacije se mogu dobiti jednostavno, brzo i bez većih troškova dok se neke dobivaju teško, sporo i uz puno troškova. Odnos vrijednosti informacija (dobici i/ili uštede koju nose) i troškova potrebnih za njihovo dobivanje je mjerilo isplativosti ulaganja u IS.
Hotelsko ugostiteljsko poduzeće je jedan složen poslovni subjekt koji, da bi funkcionirao, vrši određene poslove i procese.
Veličina poduzeća u pravilu ne određuje da li će se ti poslovi i procesi obavljati ili neće već određuje samo njihovu količinu i kvalitetu. Svako poduzeće mora obavljati nekakvu nabavu, prodaju, planirati, voditi financije i računovodstvo, obračunavati plaće i sl. ali je pitanje koliko toga posla će tko obavljati i koliko kvalitetno (tj. koliko vremena, ljudi i ostalih resursa će/može/treba angažirati).
Razvojem informacijskih tehnologija i potreba poduzeća, fokus IS-a se tokom godina mijenjao i mijenja se. Počelo se sa informatizacijom samo određenih funkcija tj. poslova u poduzeću i to neovisno jedne od druge. Danas kvalitetan informacijski sustav podrazumijeva sveobuhvatnost i integralnost.
To znači da obuhvaća i povezuje sve službe i procese u poduzeću, da u sustav integrira raznorazne elektronske uređaje i naprave te da je povezan s raznim sustavima izvan poduzeća.
IS danas, a još će više u budućnosti, osim što ubrzava operativne poslove, prvenstveno služi kvalitetnom upravljanju poduzećem, stoga se izboru, uvođenju, korištenju i održavanju IS-a mora posvetiti maksimalna pažnja.
Davor Brenko, dipl. ing.
“Ugostiteljstvo i turizam, 02 / 2006”